对于酒店业来说，没有什么比妥善管理应付账款更重要的了。毕竟，酒店和企业与大量供应商合作，为自己的客户提供优质体验。
对必要的招待费用进行合理的监督是保持正现金流和与供应商保持良好关系的关键。但是，手动跟踪应付账款可能非常耗时且效率低下。在当今快节奏的商业环境中，应付账款自动化是保持一切顺利运行的关键。
虽然自动化的概念可能会让您觉得您正在放弃控制，但事实恰恰相反。使用应付账款自动化将通过提供一些有价值的好处，让您更好地控制您的酒店业务。
1. 消除人为错误
任何类型的自动化系统最直接明显的好处之一是它降低了人为错误的风险。即使拥有训练有素且经验丰富的团队，手动处理也经常会导致错误。
您可能认为 Microsoft Excel 电子表格之类的工具已经在帮助您的团队提高效率并减少出错的可能性。但即使有这些技术资源，人为错误仍然很常见。
事实上，一项针对英国 1,000 名上班族的调查发现， 98% 曾在 Microsoft Excel 中看到一个错误，导致他们的公司亏损。其他研究已经确定， 88% 的此类电子表格包含“重大错误”。
不管你喜不喜欢，不正确的数据输入很容易导致你的应付账款丢失。一个简单的错字可以被复制和粘贴，直到几乎不可能找到出错的地方。
通过应付账款自动化，发票被数字化。您不必依赖手动数据输入，这可确保输入系统的信息准确无误，并真实反映您收到的发票。精细的发票数据甚至可以帮助您根据发票详细信息创建分析报告，以帮助制定有关未来供应商订单的决策。
2. 更高的透明度
应付账款自动化有助于消除人为错误的一个关键原因是它在整个流程中引入了更高的透明度。由于一切都以数字方式管理，因此可能需要查看付款和发票数据的每个人都可以轻松访问这些数据。与其花时间输入数据，财务团队成员可以将精力集中在审查数据上。
随着您的更多员工能够查看发票和付款数据，他们将能够更好地验证信息并识别任何需要纠正的潜在错误或异常情况。
应付账款自动化使您可以清楚地了解流程的每个步骤。您可以获得付款状态的完整可见性。您可以仔细检查付款的发送时间以及发送的金额。您可以看到您的资金流向，并可能发现削减成本的机会。当付款完成或需要填写数字签名时，自动化系统可以发送警报和验证。
应付账款自动化甚至可以提高供应商的透明度。通过简单地为他们提供查看发票状态的选项，供应商可以确信他们的发票已经处理并且付款正在进行中。这种透明度可以增加信任，并确保供应商不需要跟踪您的团队来更新付款状态。
3. 提高生产力
应付账款自动化可以显着提高整个团队的效率和生产力。当您的财务团队不必花时间手动输入数据时，他们可以专注于更高级别的任务。您的应付账款软件现在可以立即处理缓慢、重复且容易出错的工作。
这也可以提高您企业中需要帮助提交采购订单的其他团队的工作效率。自动化为财务经验较少的人员简化了这些流程，因此财务部门不必花太多时间指导其他人了解基础知识。
为您的后台团队提高生产力将使他们能够做更多直接为您的底线做出贡献的工作——部分是通过帮助您节省资金。即使自动化将确保按时支付供应商发票这一简单事实也可以节省大量成本。
考虑来自金融与管理研究所的这些数据点 2021 年世界级 AP 表现 报告：在每年手动处理少于 20,000 笔付款的企业中，只有 24% 的企业按时支付所有采购订单发票。对于非基于采购订单的支付，数字也好不到哪里去：只有 26% 的人按时支付。
当发票未按时支付时，许多供应商和供应商会收取滞纳金和其他费用。研究发现，人工处理付款的每张发票成本为 $15.97，而使用应付账款自动化的公司将该金额降至 $12.98。每张发票节省 $2.99 导致业务流程每 10,000 张发票节省近 $30,000。
4. 更好地管理异常
不寻常的付款情况可能不会一直发生在应付账款中，但它们经常发生足以成为财务损失的潜在原因。例如，一个常见的例外示例是重复付款，即供应商发送第二张发票，因为第一张发票没有按时支付。两张发票都很容易被支付给供应商——这意味着你基本上为一个订单支付了双倍的费用。
其他例外情况包括提前付款，即在产品或服务交付之前付款。最后，当发票信息与采购订单或其他证明文件不匹配时，可能会出现发票异常。这可能涉及订购的商品数量不匹配，或先前报价的差异。
除了大多数发票的典型处理之外，这些例外情况需要额外注意。但是，由于需要支付如此多的发票，当手动执行应付账款时，这些问题很容易从裂缝中溜走。虽然一些偏差可能在先前确定的“可接受的范围内”，但让大的异常从裂缝中溜走可能成为损失的主要来源。
应付账款自动化使您的团队能够通过比较收据和其他文档的自定义匹配规则更好地识别这些和其他例外情况。这允许快速准确地标记超出先前建立的可接受限制的异常。您的团队可以快速评估差异并进行更正，以免您的企业支付过高的费用。
5. 制衡
检查和平衡对于防止应付账款中的欺诈和其他损失至关重要。借助应付账款自动化解决方案，可以更轻松地提高付款安全性并防止财务损失。
这从基础开始：验证确实有付款义务。应付账款自动化可帮助您在发出付款之前更好地控制付款请求（包括确保获得适当的批准）。职责分离使整个部门负责，确保批准付款的义务不属于一个人。
当必须由多人查看应付账款操作时（包括通过获取数字签名），它大大降低了发生欺诈的风险。这也为每笔付款创建了一个数字“追踪”，如果付款在事后受到质疑，这将简化调查过程。
通过实时报告，您可以更好地了解其他不那么有害的问题。该系统允许您确定谁负责审批流程的各个阶段，帮助您发现付款处理中的延迟。
解决这些问题有助于确保按时支付更多发票。您甚至可以改进您的流程，使您能够在到期日之前付款，从而使您能够协商提前付款折扣。这比要求员工筛选成堆的纸以确认和验证付款活动要有效得多。
控制 BirchStreet 的应付账款自动化
应付账款自动化可以显着改善您控制酒店业务财务的方式。通过更深入地了解采购和收据数字化，您可以消除可能导致您亏损的错误和其他风险。
桦树街的 AP 3 路自动匹配 特别适合帮助您自动化发票处理以降低成本并提高准确性。定制的采购订单、发票和收据匹配允许您设置自定义匹配规则，自动比较收据，让您的员工更容易处理异常。
电子发票、数字签名以及与您现有的 ERP/会计系统的直接集成提供了付款状态的完整可见性。我们的应付账款自动化甚至可以启用税收计算器来帮助您保持国际合规性。
AP 3-Way Auto-Match 的用户体验到手动流程减少了 90%，同时将应付账款人工成本降低了一半，同时成功处理了 100% 的供应商付款。
通过对应付账款的全面了解和控制，您将真正控制自己的财务状况，并更好地提高利润率。