您听说过应付账款外包，并对它的含义感到好奇；应付账款和其他簿记对您的业务至关重要，但它们也很耗时。
如果把这些任务从你的盘子里移开，事情会容易得多，但它是如何工作的呢？可以信任吗？会贵吗？由于应付账款是任何业务的重要组成部分，因此谣言和神话随之而来。在这里，我们将解决这些神话，并根据事实对它们进行分类，以便您决定什么最适合您的业务。
什么是应付账款？
让我们定义一下我们所谈论的内容，应付账款是用于描述从供应商处赊购商品或服务所产生的结果的术语。应付账款有时也称为贸易应付账款。它在公司的资产负债表上显示为负债。
应付账款部门审查公司与其供应商之间的交易，以确保它们得到批准、处理和付款。处理包括将相关信息输入公司的簿记系统。
什么是应付账款外包？
应付账款外包是雇用第三方以电子方式记帐和处理您的企业与其供应商和供应商之间的发票、付款和应付账款的过程。
您可以聘请外部人员为您完成财务流程和记录保存，而不是让您必须为其提供全时和福利的内部会计师。围绕应付账款外包有很多谣言，但继续阅读，您会发现收益远大于风险。
误区 #1：应付账款外包不安全
将您的财务部门外包意味着将敏感数据交给第三方。您将外包应付账款、工资单、税务申报和管理、财务报告、供应商发票和付款。随之而来的是您的付款信息和其他敏感的财务数据。
自然，谣言比比皆是，说这是欺诈和诈骗的成熟场景。也许第三方会创建虚假发票，以某种方式链接到他们自己的帐户，并在您不知情的情况下向您收费。也许他们会出售您的信息。有很多事情要紧张。
真相：外包应付账款实际上可以帮助减少欺诈。许多外包会计师接受过检测欺诈和潜在危险情况的培训。一个好的会计师知道如何检测某些东西是否被篡改或伪造。与其自己充当骗子，会计师可以成为您发现和避免那些希望从血汗钱中骗取您的人的第一道防线。
更重要的是，这些外包会计师经过培训可以帮助您遵守全球监管规则，这样您就可以确保合法经营，而无需进行学习这些法规所需的耗时且昂贵的培训。
误区 #2：外包很贵
特别是对于中小型企业和初创企业来说，财务回旋余地并不大。您的企业真的有能力聘请其他人来处理您的应付账款和工资单吗？当然，这些训练有素的会计师付出了相当大的代价。自己做这一切在经济上会更方便。
真相：外包您的应付账款部门实际上可以为您节省很多钱，而雇用内部人员来处理您的财务包括昂贵的带薪休假、保险和工资税。聘请第三方可以跳过所有这些费用。
通过第三方，您可以按小时付费，并且仅在您需要完成工作时付费。您无需聘请全职员工，只需按小时费率外包财务工作即可。这样，如果没有很多工作要做，或者工作很快完成，你就不需要浪费钱每周支付 40 小时的费用。
误区 #3：外包仅适用于大型企业
当你听到“外包”这个词时，你可能会想到大型科技公司在海外招聘大量技术支持人员，建造大型建筑物来安置他们的办公室，并可能在公司工资单中增加数百人。
或者，您可能会想到制造企业集团将组件和成品运送到世界各地。只有大公司才有启动资金与第三方签订合同。您可能会读到诸如“我们的客户节省了 $14,000,000 外包到印度的费用！”这样的标题。你会想知道他们实际转移了多少钱……
我的业务还没有达到那个规模——不一定是这样！
真相：外包适用于任何企业，无论大小，或刚刚起步。如果一家大公司可以通过外包给第三方来省钱，那么你也可以。基本的财务模型仍然存在。
当您可以按小时向专业的第三方支付费用时，为什么要支付全职员工，这样您只在需要完成工作时才支付费用。无需担心员工福利、津贴、保险和带薪休假。您不必转移数百万美元即可通过外包节省大量资金。
误区 #4：外包需要更多时间
你是一个忙碌的经营者。您需要与供应商保持关系，要取悦客户，要照顾员工，要完成日常任务。尤其是在酒店业，您的商业周期不会很长。
客户今晚需要酒店房间，现在想吃饭，我们说话时在赌场或游乐园排队。您需要确保您的所有采购和财务系统都是干净、高效和准时的。
这可能会导致您考虑将应付账款和其他财务信息保留在内部，以便您可以密切关注流程。谁知道第三方需要多长时间，谁在监督他们？当然，您没有时间将工作发送到另一个办公室，在那里完成并以有效的方式发送回来。那是你可能弄错的地方。
真相：外包应付账款和其他财务任务和部门不会花费您的时间。事实上，它实际上可以保证任务按时完成。内部会计既繁琐又耗时。
如果您是小型企业或没有会计部门或指定员工，这尤其麻烦。您如何保证将应付账款和其他任务纳入您的繁忙日程？这就是为什么第三方是一个好主意的原因。
第三方的全部工作是处理您的应付账款和其他财务任务。他们不忙于团队建设、日常管理、业务计划和更新、日程安排以及与供应商和供应商达成交易。他们的全部工作就是完成您外包给他们的各种任务。
与接受过各种任务和职责培训的员工相比，这些专家效率更高，更不容易出错。他们了解最新的合规法律，并且非常熟悉财务规则。
文件可以通过可共享的在线文件或电子邮件即时与他们共享。在您处理业务运营的其他重要方面时，他们可以为您完成任务。
误区 #5：我自己可以更好地记账
想要自己管理所有事情是非常诱人的。这项业务对您来说意义重大，您希望对其进行严格控制并尽可能多地监督。你是一个有责任心、一丝不苟的人，也许你甚至有会计经验。当然，你是这份工作的人选。
真相：不幸的是，这是不可能的。监督和完成企业各个方面的每一项任务对于一个人或几个合作伙伴来说都是太多的劳动和脑力。
考虑到所有事情，您可能难以跟上最新的合规法律和财务规则。而且由于您要完成如此多的不同职责，因此您更有可能在簿记中出错。
成熟的第三方专业人员可以专注于手头的工作，并及时、准确地完成它。他们更有可能有时间从事这项工作，而且犯错的可能性较小。将这些任务委托给自己以外的人真的会更好。
误区 #6：很难找到应付账款合作伙伴
也许您确信将应付账款外包是您业务的明智之举。但是从哪里开始寻找合作伙伴进行外包呢？您如何找到您信任的合作伙伴并满足您的所有特殊需求？
真相：幸运的是，有些公司像 桦木街系统. BirchStreet Systems 是一家深受顶级酒店品牌信赖的可靠公司，可为您的所有采购需求提供端到端帮助，包括簿记。他们的 财务部 包括服务，如 BirchStreet 支付 它允许您通过一个简单、安全、自动化的界面进行所有付款。
他们的财务部门还提供有关您企业财务状况的详细报告，汇编易于访问的信息，可帮助您根据需要监控和调整您的业务和采购模式。这些自动化报告还使您公司中的某些人不必自己查找、编译和呈现信息。
既然我们已经消除了一些关于应付账款外包的常见误解，我们希望您更有信心为您的业务做出正确的选择。
请记住，外包您的财务和簿记可以节省时间、金钱和员工资源，并且比尝试在内部完成所有事情更不容易出错。让外包合作伙伴让您的工作更轻松。