统计数据显示，只有 29.1%的发票 在大流行后的美国按时付款，本已令人担忧的发票世界变得更加混乱。
然而，无论它变得多么混乱，发票都是采购到付款 (P2P) 流程的基本组成部分。首先是高管，紧随其后的相关员工需要知道如何识别和纠正发票管理问题，以简化 P2P 流程。
为什么要进行发票管理？
作为 C-Suite 酒店管理人员，您有很多事情要做。你有整个公司要经营；要谈判的合同，采购的供应品，要管理的品牌，要培养的工作场所文化，要让客户赞叹，以及要提高或保持较高的收视率。为什么突然对发票管理大惊小怪，这种事情一直存在并且肯定已经有了一个适当的流程？
首先，电子发票。电子发票正以惊人的速度增长，其中 预计增长 80% 到 2027 年。如果您还没有在发票管理流程中使用电子方法，那需要改变并且需要快速改变。电子发票更快、更便宜、更不容易出错。我们将在本文后面详细介绍如何以及为什么要实施它。
第二，无所不在的幽灵：税收。以有条理和彻底的方式管理您的发票不仅会使纳税更容易，而且有助于防止您被审计。而且，如果您曾经接受过审核，那么经过深思熟虑的系统将使您轻松找到重要文件的过程变得不那么痛苦。
第三，避免延迟发票付款带来的问题。这可能包括服务暂停、收款纠纷（以及即将收取的费用）、信用评分下降，甚至可能对您采取法律行动。即使在大流行肆虐的世界中，延迟付款似乎是常态，但后果并没有消失。
问题 1：恐惧
发票是两方之间销售的物理表现形式。它们逐项列出卖方提供的产品或服务以及向买方收取的价格。它们有助于在商业交易中进行放置、处理、交付和最终付款。但除此之外，我们不能忽视收到的发票真正归结为账单。
如果您曾经翻过一堆邮件，那么您就会熟悉其中发生的分类过程：垃圾邮件、重要信息或提醒、个人邮件和您想要保留的东西以及账单。账单经常被搁置以“稍后处理”。
在一家成功的公司里，你不能有这种心态。发票对您的业务健康至关重要，必须及时组织和处理。不要让“账单恐惧”渗透到您的工作场所。
问题 2：发票分类不当
不幸的是，或者幸运的是，根据您的看法，有几种类型的发票。有些需要立即付款，有些不需要，但都需要特别注意。以下是您可能会收到的一些基本类型的发票：
- 提案发票。这为您提供了一个项目或产品最终将花费您多少成本的建议。
- 临时发票。这些通常在长期项目期间发送，以提醒当前费用。
- 经常性发票。这些通常用于常客或回头客。
- 逾期发票。这就是名称所暗示的含义，尽管由于未按时付款也可能产生额外费用。
- 最终发票。这是在项目结束时发送的，可能是在提案发票和许多临时发票之后。
您的发票管理系统应该有一种方法可以将它们彼此分开分类。在阅读时，您会注意到有些需要立即付款，有些则不需要。您收到的发票应该 至少 按这个指标分类。
有几种方法可以组织这些。您可以在单独的项目中为每种类型的发票和细分建立一个文件，尽管按项目提交并按照您收到发票的顺序保存发票可能更容易，而那些需要立即付款的发票会被标记并及时处理。
在您收到临时和最终发票时，将提案发票放在手边也很有帮助，这样您就可以跟踪实际成本与预测和商定的成本的接近程度，这样您就可以在适当的时候提出问题和提出问题。
如果您使用纸张进行操作，请制作一个专用的篮子、文件夹或文件，并清楚地标明不同的类别。尽管如此，即使是最有条理的纸质系统也可能会开始感到杂乱无章。
我们建议使用电子归档系统。您可以在收到硬拷贝文档时扫描并上传它们，并轻松地将电子文件移动到像 Google docs 这样的地方，这是一个免费系统，在获得电子许可后，多名员工可以访问。
当您在 Google 文档上制作表格时，它会自动上传到 Google 云端硬盘，因此您无需担心办公室计算机崩溃和丢失所有电子文件（或洪水、火灾或其他丢失纸质系统的情况） ）。
问题 3：乏善可陈（或缺失）的分类帐系统
据该校一位学者介绍 蒙大拿大学, “总账系统是会计系统的核心。”作为“......企业内每个账户余额的记录”，它是日常功能不可或缺的一部分，也是纳税季节的基础。将收入、支出和所有其他财务信息整理在您的分类账中。
出于上述原因，让这个分类帐在线也是一个好主意。
问题4：没有指定的时间或人员
为了掌握您的发票，您应该指定一个人来负责。如果您没有一个人专门负责这方面的工作（许多公司没有），请确保任何负责人以及他们应该在何时处理文件都清楚。
安排支付账单和整理发票的具体日期。严格遵守时间表。如果职责被推迟一次，谁知道它可能会发生多少次，以及在此期间你可能会错过什么样的最后期限。受托人亦应记录收付帐单的状况。
问题 5：你还在写支票
现在是 2022 年。让我们面对现实吧：写支票的日子已经过去。即使您已经从手写升级到打印，支付的演变对您来说还没有结束。第一个原因：支票很贵。通过支票支付的平均成本大约是通过 ACH 支付的三倍。 ACH 也是 更安全 和 快点.
支票容易受到欺诈，而 ACH 付款则不然。此外，在快节奏的世界中，最多五个工作日的周转时间会减慢业务速度。如果您仍在使用支票，这是您转向更安全、更快、更具成本效益的选择的标志。
处理付款的一个好方法是通过 BirchStreet 支付, 一个工具可从 白桦街. BirchStreet Pay 可帮助您将付款方式从支票转为虚拟卡。您不仅可以通过放弃与支票相关的成本来省钱，还可以通过 BirchStreet Pay 的奖励赚取现金返还。
该工具易于设置且易于使用——简单的界面让您只需按一下按钮即可进行付款。它还具有高级别的安全功能和出色的、易于访问的客户服务。让支票的日子消逝。
问题 6：您通过邮寄方式收到发票
尽可能避免通过邮寄方式收到发票。通过电子邮件接收发票不仅可以节省您整理实体邮件和将文档扫描到电子系统中的时间，还可以节省纸张和办公室存储空间。
只需要求与您有业务往来的人通过电子邮件发送他们的发票。这不是一个硬性销售，因为这可以节省交易两端的资源。
问题 7：您没有利用 OCR 技术
当我们处于现代化进程中时，让我们谈谈光学字符识别 (OCR) 软件。该软件可识别数字文档中的文本字符。
通过这种方式，发票中的信息可以自动输入会计系统，无需有人花时间手动做同样的事情。这可以为每张发票平均节省大约五分钟的时间，这可能会增加一整天的时间，具体取决于您的公司通常处理的发票数量。
在一个繁忙且正在恢复的世界中，某些事情不能掉入裂缝之间。发票管理就是其中之一。为了让您的业务蓬勃发展，请确保您正在解决发票管理中的常见问题。
- 组织，组织，组织。
- 指定、留出时间并实施软件。
当您主动寻找您的公司时，它会更好地照顾您。