Hai sentito parlare di esternalizzazione dei debiti e sei curioso di sapere cosa comporta; conti da pagare e altra contabilità sono vitali per la tua attività, ma richiedono anche molto tempo.
Le cose sarebbero molto più facili se questi compiti venissero spostati dal tuo piatto, ma come funziona? Ci si può fidare? Sarà costoso? Poiché i conti da pagare sono una parte così importante di qualsiasi attività commerciale, seguono voci e miti. Qui affronteremo questi miti e li risolveremo con i fatti in modo che tu possa decidere cosa è meglio per la tua attività.
Che cosa è la contabilità fornitori?
Definiamo di cosa stiamo parlando, debiti verso fornitori è il termine usato per descrivere cosa risulta dall'acquisto di beni o servizi da fornitori a credito. I debiti verso fornitori sono anche noti come debiti commerciali. È indicato come una passività nel bilancio di una società.
Un reparto contabilità fornitori esamina le transazioni tra l'azienda ei suoi fornitori per assicurarsi che siano approvate, elaborate e pagate. L'elaborazione include l'inserimento di informazioni rilevanti nel sistema di contabilità dell'azienda.
Che cos'è l'outsourcing della contabilità fornitori?
L'outsourcing della contabilità fornitori è il processo di assunzione di una terza parte per contabilizzare ed elaborare elettronicamente fatture, pagamenti e conti fornitori tra la tua azienda e i suoi fornitori e fornitori.
Invece di avere un contabile interno per il quale devi fornire ore e vantaggi interi, puoi assumere qualcuno dall'esterno per eseguire i tuoi processi finanziari e la tenuta dei registri per te. Ci sono molti miti che circolano sull'outsourcing dei conti da pagare, ma continua a leggere e scoprirai che i vantaggi superano di gran lunga i rischi.
Mito #1: L'esternalizzazione dei debiti verso fornitori non è sicura
Esternalizzare il tuo dipartimento finanziario significa consegnare dati sensibili a terzi. Esternalizzare i debiti, le buste paga, la dichiarazione e la gestione delle tasse, i rapporti finanziari, le fatture dei fornitori e i pagamenti. Insieme a ciò arrivano le informazioni di pagamento e altri dati finanziari sensibili.
Naturalmente, le voci abbondano secondo cui questo è uno scenario maturo per frodi e truffe. Forse la terza parte creerà fatture fasulle che si collegano in qualche modo ai propri account e ti addebiteranno a tua insaputa. Forse venderanno le tue informazioni. C'è molto di cui essere nervosi.
La verità: l'esternalizzazione dei debiti può effettivamente aiutare a ridurre le frodi. Molti contabili in outsourcing sono formati per rilevare frodi e situazioni potenzialmente pericolose. Un buon contabile sa come rilevare se qualcosa è stato manomesso o falsificato. Piuttosto che agire come i truffatori stessi, i contabili possono essere la tua prima linea di difesa per rilevare ed evitare coloro che desiderano imbrogliarti con i soldi guadagnati duramente.
Inoltre, questi contabili in outsourcing hanno la formazione per aiutarti a rispettare le regole normative globali in modo da poter essere sicuro di operare legalmente, ma senza la formazione costosa e dispendiosa in termini di tempo necessaria per apprendere tali normative.
Mito #2: L'outsourcing è costoso
Soprattutto per le piccole e medie imprese e le start-up, non c'è molto spazio di manovra finanziario. La tua azienda può davvero permettersi di assumere qualcun altro per fare qualcosa come prendersi cura dei tuoi debiti e buste paga? Sicuramente questi contabili altamente qualificati hanno un prezzo piuttosto alto. Sarebbe più economicamente conveniente fare tutto da soli.
La verità: l'esternalizzazione del reparto contabilità fornitori può effettivamente farti risparmiare un sacco di soldi, mentre assumere qualcuno internamente per fare le tue finanze include costosi permessi retribuiti, assicurazione e tasse sui salari. Assumere una terza parte salta tutte quelle spese.
Con una terza parte, puoi pagare ogni ora e solo quando hai bisogno di lavorare. Non è necessario assumere un membro del personale a tempo pieno, puoi semplicemente esternalizzare il lavoro finanziario a una tariffa oraria. In questo modo, se non c'è molto lavoro da fare, o il lavoro viene svolto rapidamente, non è necessario sprecare denaro pagando qualcuno per 40 ore a settimana.
Mito #3: L'outsourcing è solo per le grandi imprese
Quando senti il termine "outsourcing" potresti pensare a grandi aziende tecnologiche che assumono brigate di lavoratori del supporto tecnico all'estero, costruiscono grandi edifici per ospitare i loro uffici e aggiungono potenzialmente centinaia di persone al libro paga dell'azienda.
Oppure potresti pensare alla produzione di conglomerati che spediscono componenti e prodotti finiti in tutto il mondo. Solo le grandi aziende hanno il capitale di partenza per stipulare contratti con terzi. Potresti leggere titoli come "Il nostro cliente ha salvato $14.000.000 di outsourcing in India!" e ti resta da chiederti quanti soldi stanno effettivamente spostando ...
La mia attività non è ancora su quella scala - non deve essere così!
La verità: l'outsourcing è per qualsiasi azienda, grande, piccola o appena avviata. Se una grande azienda può risparmiare denaro esternalizzando a terzi, puoi farlo anche tu. Il modello finanziario di base è ancora lì.
Perché pagare un dipendente a tempo pieno quando potresti pagare una terza parte esperta a ore, così paghi solo quando hai bisogno del lavoro svolto. E non preoccuparti di benefici per i dipendenti, vantaggi, assicurazioni e ferie retribuite. Non è necessario spostare milioni di dollari per poter risparmiare una quantità significativa di denaro esternalizzando.
Mito #4: L'outsourcing richiederà più tempo
Sei un operatore commerciale impegnato. Hai fornitori con cui mantenere i rapporti, clienti da accontentare, dipendenti di cui occuparsi, attività quotidiane da completare. Soprattutto nel settore dell'ospitalità, i tuoi cicli economici non possono essere lunghi.
I clienti hanno bisogno di camere d'albergo stasera, stanno cercando di mangiare in questo momento, sono in fila al casinò o al parco divertimenti mentre parliamo. Devi assicurarti che tutti i tuoi sistemi finanziari e di approvvigionamento siano puliti, efficienti e puntuali.
Questo potrebbe portarti a considerare di tenere i tuoi conti da pagare e altri dati finanziari internamente in modo da poter tenere d'occhio il processo. Chissà quanto tempo impiegherebbe una terza parte e chi li sta supervisionando? Sicuramente non hai tempo per inviare il lavoro a un altro ufficio, farlo fare lì e rispedirlo in modo efficiente. È qui che potresti sbagliarti.
La verità: l'esternalizzazione di debiti e altre attività e dipartimenti finanziari non ti costa tempo. In effetti, può effettivamente garantire che le attività vengano completate in modo tempestivo. La contabilità interna è noiosa e richiede tempo.
È particolarmente una seccatura se sei una piccola impresa o non hai un dipartimento di contabilità o un dipendente designato. Come puoi essere sicuro di adattare i conti da pagare e altre attività alla tua fitta agenda? Ecco perché una terza parte è una buona idea.
L'intero lavoro della terza parte è prendersi cura dei suoi debiti e di altre attività finanziarie. Non sono impegnati a lavorare su team building, gestione quotidiana, piani aziendali e aggiornamenti, pianificazione e accordi con fornitori e fornitori. Il loro intero lavoro consiste nel completare i tipi di attività che stai esternalizzando a loro.
Questi esperti sono efficienti e meno soggetti a errori rispetto a un dipendente formato per un'ampia varietà di compiti e responsabilità. Sono aggiornati con le leggi sulla conformità e hanno molta familiarità con le regole finanziarie.
I file possono essere condivisi con loro istantaneamente tramite file condivisibili online o e-mail. Possono completare le attività per te mentre lavori su altri aspetti importanti della gestione della tua attività.
Mito #5: Posso fare meglio la contabilità da solo
È molto allettante voler gestire tutto da soli. Questa attività significa molto per te e vuoi tenerla a guinzaglio e supervisionare il più possibile. Sei una persona responsabile e meticolosa e forse hai anche esperienza di contabilità. Sicuramente sei tu quello per il lavoro.
La verità: Sfortunatamente, non è possibile. Supervisionare e completare ogni attività in ogni aspetto di un'azienda è semplicemente troppa forza lavoro e cervello per una persona o un paio di partner.
Con tutto ciò che hai nel piatto, potresti avere difficoltà a stare al passo con le ultime leggi di conformità e regole finanziarie. E dal momento che stai completando così tante responsabilità diverse, è più probabile che tu commetta errori con la contabilità.
Professionisti affermati e di terze parti possono concentrarsi sul lavoro da svolgere e completarlo in modo tempestivo e accurato. È più probabile che abbiano tempo per il lavoro e meno probabilità di commettere errori. Sarà davvero meglio affidare questi compiti a qualcuno oltre a te stesso.
Mito #6: è difficile trovare un partner di contabilità fornitori
Forse sei convinto che l'esternalizzazione della tua contabilità fornitori sia una mossa intelligente per la tua attività. Ma da dove cominciare a trovare un partner a cui affidare l'outsourcing? Come puoi trovare un partner di cui ti fidi e che soddisfi tutte le tue esigenze specializzate?
La verità: fortunatamente, ci sono aziende come BirchStreet Systems. BirchStreet Systems è un'azienda affidabile fidata dai migliori marchi di ospitalità che fornisce assistenza end-to-end con tutte le tue esigenze di approvvigionamento, inclusa la contabilità. I loro Dipartimento finanziario include servizi come BirchStreet Pay che ti consente di effettuare tutti i tuoi pagamenti da un'interfaccia semplice, sicura e automatizzata.
Il loro dipartimento finanziario fornisce anche rapporti dettagliati sui dati finanziari della tua azienda, compilando informazioni di facile accesso che possono aiutarti a monitorare e modificare i tuoi modelli di business e di approvvigionamento secondo necessità. Questi rapporti automatizzati evitano anche che qualcuno nella tua azienda debba trovare, compilare e presentare le informazioni da solo.
Ora che abbiamo sfatato alcuni miti comuni sull'outsourcing dei conti fornitori, speriamo che tu ti senta più sicuro di fare la scelta giusta per la tua attività.
Ricorda, l'esternalizzazione dei tuoi dati finanziari e della tua contabilità può far risparmiare tempo, denaro e risorse dei dipendenti ed è meno soggetto a errori rispetto al tentativo di fare tutto internamente. Lascia che un partner di outsourcing renda il tuo lavoro molto più semplice.